Oświadczenie o ochronie danych Esprit Friends

Informacje w skrócie

Temat ochrony danych traktujemy bardzo poważnie, dotyczy to również danych osobowych członków naszego klubu Esprit Friends („Dane”). Poniżej przedstawiamy informacje, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane oraz jakie roszczenia i prawa przysługują Państwu na mocy przepisów o ochronie danych osobowych.
Obowiązuje od 25 maja 2018 r.

• Ważne dane kontaktowe do nas jako jednostki odpowiedzialnej: (patrz nr 1)

• Kategorie danych:

Przetwarzamy głównie następujące kategorie danych osobowych: dane rejestracyjne Esprit Friends, dane dotyczące zakupów i punktów lojalnościowych, preferencji w zakresie reklamy elektronicznej i pocztowej, zainteresowanie produktami w sklepie internetowym i aplikacji Esprit, dane użytkowe gromadzone w sklepie internetowym i aplikacji Esprit.

Niektóre z tych danych są przez Państwa udostępniane bezpośrednio (np. w ramach rejestracji lub podczas zakupów), a inne są uzyskiwane automatycznie (np. podczas wizyty w naszym sklepie internetowym lub aplikacji Esprit lub po kliknięciu na newsletter mailowy).

• Cele przetwarzania danych

Państwa dane osobowe są przetwarzane głównie w celu świadczenia usług związanych z programem Esprit Friends, włącznie z informacjami o produktach dopasowanych do Państwa zainteresowań.

• Podstawa prawna

Przetwarzanie danych osobowych jest konieczne w szczególności do realizacji umowy Esprit Friends zawartej z Państwem oraz do ochrony uzasadnionych interesów z naszej strony.
Jeżeli prawo wymaga uzyskania zgody, np. w przypadku niektórych reklam elektronicznych lub niektórych kategorii plików cookies, prosimy o udzielenie odpowiedniej zgody.

• Kategorie odbiorców danych osobowych

Oprócz jednostek odpowiedzialnych, dostęp do Państwa danych mogą mieć również usługodawcy zewnętrzni, którzy wspierają nas w świadczeniu naszych usług. Państwa dane mogą otrzymywać sporadycznie także inne osoby trzecie, takie jak urzędy, konsultanci zewnętrzni lub niektórzy partnerzy biznesowi.
Państwa dane nie są obecnie przetwarzane poza granicami UE.

• Czas przechowywania danych

Przetwarzamy i przechowujemy Państwa dane przez cały okres trwania naszej umowy.

• Prawo do ochrony danych, w szczególności prawo sprzeciwu

W określonych okolicznościach mogą Państwo dochodzić wobec nas swoich praw do ochrony danych osobowych. W szczególności chcielibyśmy zwrócić uwagę na przysługujące Państwu prawo sprzeciwu:
W przypadku zaistnienia określonych powodów wynikających z Państwa szczególnej sytuacji, mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Państwa danych, jeżeli uzasadnimy legalność przetwarzania danych wyważeniem interesów lub jeżeli przetwarzanie danych dotyczy profilowania lub bezpośredniej reklamy. W tym przypadku przetwarzanie Państwa danych nie będzie miało miejsca.

• Dobrowolne udostępnianie danych

Nie są Państwo w żaden sposób prawnie zobowiązani do przekazywania swoich danych firmie Esprit. Jednakże w przypadku nieudostępnienia swoich danych, nie będą Państwo mogli dołączyć do klubu Esprit. Udostępnienie Państwa danych jest całkowicie dobrowolne. Jeśli nie udostępnią Państwo swoich danych, nie poniosą Państwo żadnych negatywnych konsekwencji prawnych, ale nie będą Państwo mogli również korzystać z przywilejów i usług klubu Esprit.

Szczegółowe informacje dotyczące ochrony danych osobowych

1. Jednostki odpowiedzialne za przetwarzanie danych i dane kontaktowe

Esprit Friends to program lojalnościowy dla klientów obejmujący wszystkie oferty i usługi Esprit, niezależnie od tego, która spółka Esprit je dostarcza. Dlatego też wspólną odpowiedzialność za przetwarzanie Państwa danych w ramach programu Esprit Friends w rozumieniu art. 26 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) ponosi kilka spółek Esprit.

Esprit Europe GmbH
Esprit Allee
40882 Ratingen
tel: 0222 014 998
faks: 0222 014 999
e-mail: service@espritshop.pl

Spółka Esprit Europe GmbH jest zgodnie z umową Państwa partnerem w programie lojalnościowym Esprit Friends i jest odpowiedzialna za zarządzanie, przechowywanie i ocenę Państwa punktów lojalnościowych, danych dotyczących zakupów, zainteresowań produktami oraz wysyłanie reklam pocztą elektroniczną.

Esprit Retail B.V. & Co. KG
Esprit Allee
40882 Ratingen
e-mail: service@espritshop.pl

Spółka Esprit Retail prowadzi sklep internetowy Esprit i kilka sklepów detalicznych Esprit: spółka Esprit Retail zbiera od Państwa różne dane osobowe, np. podczas zakupów, rejestracji do programu Esprit Friends lub do newslettera, a także dane dotyczące korzystania ze strony internetowej oraz zarządza wymianą punktów lojalnościowych podczas zakupów. Dane te są przekazywane firmie Esprit Europe GmbH jako głównemu administratorowi i operatorowi programu Esprit Friends.

Spółka Esprit Retail prowadzi sklep internetowy Esprit i kilka sklepów detalicznych Esprit: spółka Esprit Retail zbiera od Państwa różne dane osobowe, np. podczas zakupów, rejestracji do programu Esprit Friends lub do newslettera, a także dane dotyczące korzystania ze strony internetowej oraz zarządza wymianą punktów lojalnościowych podczas zakupów. Dane te są przekazywane firmie Esprit Europe GmbH jako głównemu administratorowi i operatorowi programu Esprit Friends.

Esprit Global Image GmbH
Esprit Allee
40882 Ratingen
e-mail: service@espritshop.pl

Spółka Esprit Global Image obsługuje aplikację Esprit i za jej pośrednictwem pobiera Państwa dane osobowe, np. w ramach zamówienia, podczas rejestracji do programu Esprit Friends lub do newslettera Esprit, a także dane dotyczące korzystania z aplikacji oraz zarządza wymianą punktów lojalnościowych przy zakupach za pośrednictwem aplikacji. Dane te są przekazywane firmie Esprit Europe GmbH jako głównemu administratorowi i operatorowi programu Esprit Friends.

Wszystkie trzy spółki Esprit (zwane dalej „Esprit”, „my“, „nas” i „nasz”) są wspólnie odpowiedzialne za przetwarzanie danych w rozumieniu postanowień art. 26 RODO („Współadministracja”). Wspólnie ustalony przez spółki Esprit cel przetwarzania danych dla programu Esprit Friends i reklamy mailowej został szczegółowo określony w umowie o współadministracji pomiędzy spółkami Esprit. Na Państwa prośbę udostępnimy streszczenie najważniejszych postanowień tej umowy o współadministracji. Pomimo wspólnej odpowiedzialności za przetwarzanie danych, trzy spółki Esprit nie są swoimi wzajemnymi prawnymi przedstawicielami.

Pełnomocnik ds. ochrony danych osobowych

Kontakt z pełnomocnikiem ds. ochrony danych dla wszystkich trzech spółek Esprit jest możliwy pod następującym adresem:

dp@esprit.com.

2. Kategorie danych

Do realizacji programu Esprit Friends oraz w celu reklamy elektronicznej gromadzimy i przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych.

 

Kategorie danych Przykłady
Dane rejestracyjne Esprit Friends Nazwisko, płeć, adres pocztowy, data urodzenia, adres e-mail, numer telefonu (jeżeli podano), numer członkostwa Esprit Friends, numer konta Esprit Friends, numer karty Esprit Friends, data i kanał rejestracji, kategoria członkostwa
Zakupy i punkty lojalnościowe Szczegóły dotyczące zakupów w sklepach Esprit, w szczególności dane dotyczące kanału, czasu, produktu, wartości zakupów, zainteresowania produktami, preferowanych kategorii cenowych, zwrotu produktów, ilości punktów lojalnościowych, wykorzystanych punktów lojalnościowych i szczegółów dotyczących ich wykorzystania
Preferencje dotyczące reklamy elektronicznej Zgoda na reklamę mailową, język, częstotliwość, reakcja
Preferencje dotyczące reklamy pocztowej Sprzeciw przeciwko przesyłaniu reklam drogą pocztową , język, częstotliwość, reakcja
Zainteresowanie produktami Na podstawie dokonanych zakupów i zdobytych punktów lojalnościowych, na podstawie produktów przeglądanych na stronie internetowej, w aplikacji lub w newsletterach

 

Niektóre z tych danych są przez Państwa udostępniane bezpośrednio (np. w ramach rejestracji lub podczas zakupów), a inne są uzyskiwane automatycznie (np. podczas wizyty w naszym sklepie internetowym lub aplikacji Esprit lub po kliknięciu na newsletter mailowy).

3. Cele przetwarzania danych

Państwa dane osobowe są przetwarzane zgodnie z postanowieniami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), federalnej ustawy o ochronie danych osobowych (BDSG) oraz innych obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych do następujących celów:

• Realizacja programu Esprit Friends, w szczególności
• zarządzanie punktami lojalnościowymi zdobywanymi przy każdym zakupie w sklepie Esprit i poziomem członkostwa (Friends, Gold, Platinum)
• ocena Państwa zachowań zakupowych Esprit oraz wizyty w sklepie internetowym i aplikacji Esprit w profilu klienta w celu otrzymywania ofert dostosowanych do własnych potrzeb w sklepie internetowym i aplikacji Esprit, zaproszeń na imprezy specjalne i otrzymywania kuponów, łącznie z wykorzystywaniem plików cookies i podobnych technologii w celu powiązania profilu klienta
• reklama elektroniczna i pocztowa
• osobista i indywidualna komunikacja oraz rekomendacje produktów, zgodnie z Państwa preferencjami zakupowymi, jako rodzaj „”doradcy zakupowego””
• spersonalizowany sklep internetowy i aplikacja Esprit bazująca na Państwa zainteresowaniach
• wykorzystanie punktów lojalnościowych w formie rabatu przy kolejnych zakupach w Esprit
• ulepszanie produktów i usług Esprit
• realizacja decyzji gospodarczych zgodnie z prawem spółek
• przestrzeganie przepisów prawnych
• egzekwowanie, wykonywanie i dochodzenie roszczeń prawnych

4. Podstawa prawna

Przetwarzanie Państwa danych do celów realizacji programu Esprit Friends jest dopuszczalne prawnie, ponieważ jest konieczne do realizacji umowy z Państwem dotyczącej uczestnictwa w programie Esprit Friends i przemawia za tym nasz uzasadniony interes. Nasz uzasadniony interes tłumaczymy w szczególności w następujący sposób: uczestnicząc w programie Esprit Friends, okazują Państwo swoje zainteresowanie spersonalizowanymi informacjami na temat produktów i usług różnych spółek Esprit, my oceniamy Państwa zachowania zakupowe i zainteresowania produktami na podstawie obiektywnych informacji, bez tworzenia wrażliwych profili osobowości. Nie doprowadzamy również do podejmowania automatycznych decyzji, które pociągają za sobą jakiekolwiek konsekwencje prawne lub podobne skutki.

Jeżeli prawo wymaga uzyskania zgody, np. w przypadku niektórych reklam elektronicznych lub niektórych kategorii plików cookies, prosimy o udzielenie odpowiedniej zgody. Jeśli zgoda nie zostanie udzielona, nie przetwarzamy danych, które takiej zgody wymagają.

Ponadto na podstawie norm prawnych dotyczących okresów przechowywania danych podatkowych lub dochodzenia, wykonywania i obrony roszczeń prawnych, przetwarzanie Państwa danych osobowych jest dopuszczalne.

5. Odbiorcy lub kategorie odbiorców danych osobowych

5.1 Esprit: Esprit, jako jednostka odpowiedzialna, ma dostęp do Państwa danych tylko w zakresie niezbędnym do realizacji celów zgodnie z wewnętrznym podziałem zadań. W tym celu dostęp do Państwa danych będą miały wyłącznie te działy i pracownicy, którzy rzeczywiście go potrzebują.

5.2 Usługodawcy: Zatrudniliśmy usługodawców, którzy jako podmioty działające na zlecenie mają dostęp do Państwa danych i przetwarzają je w celach szczegółowo przez nas określonych. Podmiotami działającymi na zlecenie mogą być dostawcy usług marketingowych, hostingu stron internetowych, wsparcia IT lub analizy stron internetowych.

5.3 Pozostałe osoby trzecie: W określonych okolicznościach możemy przekazywać Państwa dane urzędom, zewnętrznym konsultantom, partnerom biznesowym lub sądom.

5.4 Międzynarodowa transmisja danych: Mimo, że wszyscy odbiorcy mają obecnie siedzibę na terytorium UE/EOG, należy mieć świadomość, że w przyszłości odbiorcy mogą mieć siedzibę w kraju spoza UE/EOG, który nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych w porównaniu z europejskimi normami w tym zakresie. Zwłaszcza usługodawcy mogą w przyszłości mieć swoją siedzibę w USA. W takim przypadku Esprit wybierze usługodawców certyfikowanych w ramach programu Tarczy Prywatności (Privacy Shield) USA-UE (art. 45 ust. 1 RODO) lub którzy wspólnie z Esprit ustalą standardowe klauzule umowne UE zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) lub d)RODO).

6. Czas przechowywania danych

Przetwarzamy i przechowujemy Państwa dane przez cały okres trwania naszej umowy. Obejmuje on również moment rozpoczęcia umowy (przedumownego stosunku prawnego).

Ponadto podlegamy różnym obowiązkom w zakresie przechowywania i dokumentowania, które wynikają między innymi z niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) i niemieckiej ordynacji podatkowej (AO). Określone tam okresy przechowywania i dokumentowania danych wynoszą do dziesięciu lat po zakończeniu stosunku umownego lub przedumownego stosunku prawnego.

Ponadto szczególne regulacje prawne mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania danych, np. w przypadku materiałów dowodowych w ramach ustawowych przepisów dotyczących przedawnienia. Zgodnie z §§ 195 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) standardowy okres przedawnienia wynosi wprawdzie trzy lata, ale może również wynosić do 30 lat.

Jeżeli dane nie są już potrzebne do realizacji umownych i ustawowych zobowiązań oraz praw, są one systematycznie usuwane, chyba że ich – ograniczone czasowo – dalsze przetwarzanie jest konieczne do realizacji wyżej wymienionych celów w nadrzędnym, uzasadnionym interesie pracodawcy.

7. Prawo do ochrony danych osobowych

W określonych okolicznościach mogą Państwo dochodzić wobec nas swoich praw do ochrony danych osobowych.
• Prawo do odwołania zgody: Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na określone sposoby przetwarzania danych, mogą Państwo w każdej chwili wycofać tę zgodę ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie ma jednak wpływu na legalność procesu przetwarzania danych przed wycofaniem Państwa zgody lub jeżeli przetwarzanie danych można uzasadnić na innej podstawie prawnej.

• Prawo do informacji: Mają Państwo również prawo do otrzymywania od nas informacji o Państwa danych przechowywanych przez nas zgodnie z art. 15 RODO (ewentualnie z zastrzeżeniem § 34 BDSG).

• Prawo do korekty danych: Na Państwa prośbę przechowywane dane zostaną poprawione zgodnie z art. 16 RODO, jeżeli są niedokładne lub nieprawidłowe.

• Prawo do usunięcia danych: Na Państwa życzenie usuwamy Państwa dane zgodnie z zasadami określonymi w art. 17 RODO, o ile nie stoją temu na przeszkodzie inne przepisy prawne (np. ustawowe obowiązki przechowywania danych lub ograniczenia określone w § 35 BDSG) lub uzasadniony interes z naszej strony (np. w obronie naszych praw i roszczeń).

• Prawo do ograniczenia zakresu przetwarzanych danych: Mając na względzie warunki określone w art. 18 RODO, mogą Państwo zwrócić się do nas z prośbą o ograniczenie zakresu przetwarzanych danych.

• Prawo sprzeciwu: Ponadto mogą Państwo również sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych zgodnie z art. 21 RODO. To prawo sprzeciwu istnieje w przypadku istnienia określonych powodów, które wynikają z Państwa szczególnej sytuacji, i odnosi się tylko do przetwarzania danych, którego legalność opiera się na wyważeniu interesów, które dotyczy profilowania lub odbywa się w celach reklamy bezpośredniej. W takim przypadku nie będziemy już przetwarzać Państwa danych, chyba że będziemy uprawnieni do odrzucenia Państwa sprzeciwu zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi. Jeśli nie wyrażą Państwo zgody na marketing bezpośredni, w tym profilowanie, jesteśmy zobowiązani do zaakceptowania tego. W takim przypadku nie możemy już przetwarzać Państwa danych do tych celów.

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na reklamę bezpośrednią i chcą Państwo z niej zrezygnować, muszą Państwo wycofać wcześniej udzieloną zgodę.

• Prawo do przenoszenia danych: Mają Państwo również prawo do otrzymywania swoich danych w odpowiednio skonfigurowanym, powszechnym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie zgodnie z przepisami art. 20 RODO lub do przekazywania ich osobom trzecim.

• Zażalenie w urzędzie ds. ochrony danych: Mają Państwo również prawo do wniesienia zażalenia we właściwym urzędzie ds. ochrony danych (art. 77 RODO). Zalecamy jednak, aby najpierw skierować zażalenie do naszego pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych, abyśmy mogli odnieść się do niego możliwie jak najszybciej i zgodnie z Państwa potrzebami.

W celu szybkiego opracowania wniosków prosimy o skorzystanie z przysługującego Państwu prawa i przesłanie ich na piśmie na następujący adres lub bezpośrednio do naszego pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych.

Esprit Europe GmbH
Esprit Allee
40882 Ratingen
dp@esprit.com

8. Zakres Państwa obowiązków związanych z udostępnianiem danych

Nie są Państwo w żaden sposób prawnie zobowiązani do przekazywania swoich danych firmie Esprit. Jednakże w przypadku nieudostępnienia swoich danych, nie będą Państwo mogli dołączyć do programu Esprit Friends. Udostępnienie Państwa danych jest całkowicie dobrowolne. Jeśli nie podadzą Państwo swoich danych, nie poniosą Państwo żadnych negatywnych konsekwencji prawnych, ale nie będą Państwo mogli również korzystać z przywilejów i usług programu Esprit Friends.

9. Pozostałe postanowienia

Niniejsze informacje dotyczące ochrony danych osobowych zostały zaktualizowane w dniu 25 maja 2018 r. Firma Esprit zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszych informacji o ochronie danych osobowych co pewien czas.